ODONTOLOGIJOS KLINIKA MAŽINA NO-SHOW 47 % VIDUTINĖ VILNIAUS 4-GYDYTOJŲ KLINIKA · 4 MĖNESIŲ DUOMENYS

Anonimizuotas klientas — vidutinio dydžio Vilniaus odontologijos klinika su 4 gydytojais ir 1 registratore. Klinika dirba 5 dienas per savaitę, vidutiniškai gauna apie 60 telefono skambučių per dieną. Pagrindinės paslaugos — bendroji odontologija, higiena, implantai. Kalendorius valdomas internetinėje sistemoje, registratūrė atsako į skambučius vienu metu su pacientų priėmimu prie registratūros stalo.

• Praleidžiami skambučiai piko valandomis — registratūrė fiziškai negalėjo aptarnauti tuo pačiu metu pacientą prie stalo ir telefonu, todėl per dieną būdavo praleidžiama apie 25 % skambučių.
• No-show 18–22 % — dėl neatvykimų gydytojų kabinetai stovėdavo tušti, nes nebuvo laiko paskambinti visiems pacientams priminti apie rytojaus vizitą.
• Registratūrės darbo krūvis — administracinė rutina (priminimai, atšaukimai, pakartotiniai skambučiai) atimdavo apie 2 valandas kasdien, kurias galima būtų skirti pacientų aptarnavimui.
• Atsiliepimuose minima „nepasiekiamumas" — pacientai reiškė nepasitenkinimą dėl ilgo laukimo telefonu.

Įdiegtas ATSILIEPSIU.LT DI balso asistentas — pagrindinis numeris persijungia į DI po 3 nepatvirtintų skambučių, o naktimis ir savaitgaliais DI atsako iš karto. DI integruotas su klinikos kalendoriaus sistema — gali rezervuoti, atšaukti ir perkelti vizitus realiu laiku.

Papildomai įjungtas išeinančių skambučių modulis: kiekvieną vakarą DI automatiškai paskambina pacientams, turintiems vizitą rytoj — patvirtina arba atšaukia. Atšaukimo atveju laikas iš karto atlaisvinamas pakaitiniam pacientui iš laukiančiųjų sąrašo.

Įdiegimas truko 10 darbo dienų, įskaitant kalendoriaus integraciją ir paslaugų katalogo bei kainoraščio mokymą.

Klinika svarsto plėsti DI funkcionalumą — pridėti automatinį higienos vizitų priminimą kas 6 mėnesius esamiems pacientams ir įjungti rusų bei lenkų kalbas dėl turistinių pacientų. Taip pat planuoja įvertinti DI tinkamumą antrai klinikai Kaune.